Comunicate de presă
Carieră
Legislaţie
Galerie foto
Utile
Home » Informații de interes public

NOTĂ DE INFORMARE

postat pe 2018/06/19 – 08:39 0 comentarii

NOTĂ DE INFORMARE privind prelucrarea datelor cu caracter personal ale angajaților instituției

Poliția Locală Iași (PLI) – instituție publică de interes local cu personalitate juridică, cu sediul în Municipiul Iași, Bld. Ștefan cel Mare și Sfânt, nr. 10A Subsol, înregistrată la Agenția Națională de Administrare Fiscală cu Certificatul de Înregistrare Fiscală (CIF) nr. 18258941 din 18.03.2011, Punct de lucru în Mun. Iași, Str. Bucium, nr. 30, Tf. 0232.231608 și Fax 0232.231617, E-mail: politialocalais@yahoo.com și Site: politialocala-is.ro, înregistrată ca Operator de date cu caracter personal la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP), număr de notificare 8824, vă informează prin prezenta despre prelucrarea datelor dumneavoastră personale de către Poliția Locală Iași (numită în continuare PLI) și drepturile pe care le aveți în conformitate cu REGULAMENTUL (UE) 2016/679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 (denumit în continuare GDPR) și legislația națională privind protecția și securitatea datelor personale, în vigoare.

Ne propunem să protejăm datele personale ale angajaților și să fim transparenți cu privire la categoriile de date prelucrate. PLI înțelege obligațiile care îi revin față de dumneavoastră ca angajat/personal din afara instituției și dorește să vă ajute să înțelegeți cum și de ce prelucrăm datele dumneavoastră.

Această notificare adresată dvs. are menirea de a clarifica modalitățile în care PLI folosește datele cu caracter personal ale angajaților și trebuie studiată coroborat cu politica de protecție și securitatea a datelor PLI.

Legislația în acest domeniu se schimbă rapid și noi anticipăm că această notificare va fi revizuită și adusă la zi în acord cu noile reglementări.
I. SCOPUL ȘI BAZA LEGALĂ A PRELUCRĂRILOR:

În conformitate cu legislaţia naţională (Legea nr. 677/2001, Legea nr. 506/2004) şi europeană (Regulamentul 2016/679/UE, Directiva 2002/58/CE) în vigoare, UA are obligaţia de a administra în condiţii de siguranţă şi numai pentru scopurile specificate, datele personale care îi sunt furnizate.

PLI prelucrează datele dumneavoastră personale în conformitate cu prevederile GDPR, ale legilor locale și europene privind protecția datelor precum și, în calitate de angajator, în conformitate cu prevederile specifice legislației muncii. În momentul în care se decide încheierea unui contract de muncă cu dumneavoastră, departamentul de resort al PLI vă solicită un set de date personale și documente.

a) Datele personale furnizate de dumneavoastră, în calitate de angajat, în mod liber, notate pe propria răspundere pe formularele-tip folosite la angajare, dar și copiile după documentele de identitate, de stare civilă, studii și calificări, starea de sănătate, date fiscale/bancare, sunt necesare în contextul îndeplinirii obligațiilor legale privind încheierea și executarea contractului individual de muncă/raportului de serviciu.

b) Datele dumneavoastră personale sunt prelucrate pentru:

 Executarea contractului individual de muncă/raportului de serviciu (CIM, decizie de numire in functia publica, întocmirea dosarului professional/de personal, fișa postului);
 Completarea REVISAL;
 Completarea Portal ANFP;
 Întocmirea și transmiterea statelor de plată;
 Alimentarea cardului de salarii;
 Plata salariului și/sau altor sume (deconturi) prin virament bancar;
 Comunicarea angajat – angajator;
 Respectarea oricărei cerințe legale de reglementare în domeniul sănătății și securității muncii (colaborarea și schimbul de informații cu medicul de medicina a muncii, prevenirea si stingerea incendiilor PSI/SU) ;
 Declaratia M500;
 Declarația 112;
 Monitorizarea/securitatea persoanelor, spațiilor, bunurilor utilizate de PLI; în acest context PLI poate supraveghea video unele părţi ale incintelor în care își desfășoară activitatea pentru asigurarea pazei și protecției persoanelor, bunurilor și valorilor, a imobilelor și a împrejmuirilor acestora;
 Scopuri arhivistice;
 Scopuri statistice.

Dacă la angajare nu sunteți de acord cu furnizarea datelor personale, PLI în calitate de angajator nu poate să demareze demersurile legale pentru întocmirea CIM / deciziei de numire in functia publica și executarea acestora.

II. LEGALITATEA PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL O REPREZINTĂ:

 articolul 6 alineatul (1) litera (b) din GDPR – prelucrare în scopuri precontractuale și contractuale
precum și
 pentru îndeplinirea unei obligații legale care îi revin operatorului (PLI), conform articolului 6 alin. litera c) din GDPR.
În măsura în care sunt necesare categorii speciale de date cu caracter personal (ex. date privind starea dvs. de sănătate), PLI solicită consimțământul dvs. în conformitate cu prevederile art. 9 alin. lit. (a) din GDPR.
Efectuarea de studii statistice, în măsura în care vor fi făcute, se vor face în baza art. 9 alin. (2) lit. (j) din GDPR.
Legislația care guvernează raporturile de muncă/serviciu sunt următoarele: Codul Muncii, Legea nr. 188/1999(r2) Codul Fiscal în vigoare și Legea 1/2011.

III. TIPURI DE DATE CU CARACTER PERSONAL PE CARE LE PRELUCRĂM:

Politica privind protecția și securitatea datelor personale a PLI este de a colecta numai datele personale necesare în scopuri convenite și solicităm angajaților noștri să ne comunice date cu caracter personal numai acolo unde este strict necesar acestor scopuri.
Atunci când trebuie să prelucrăm datele personale pentru a executa anumite obligații legale în interesul legitim și asumat al angajaților noștri, putem solicita acestor angajați să furnizeze informații și despre alte persoane vizate, cum ar fi membrii familiei (ex. copii și/sau părinți aflați în întreținere pentru anumite deduceri).
Datele pe care le deținem despre dumneavoastră sunt în principal informațiile pe care ni le-ați furnizat cu ocazia angajării, completate ulterior cu informații generate de execuția contractului de muncă/raportului de serviciu.

Categoriile de date personale (clasice sau digitale) care vă sunt solicitate și supuse prelucrărilor sunt următoarele:
 nume, prenume,
 CNP,
 seria și nr. de la CI/Pasaport/Card sănătate,
 sexul,
 data și locul nașterii,
 cetățenia,
 semnătura,
 datele din actele de stare civilă,
 nr. dosar de pensie,
 asigurări de sănătate și sociale,
 profesie,
 loc de muncă,
 formare profesională – diplome, studii,
 situația familială,
 situația militară
 detalii de contact – număr de telefon personal, adresă de email, adresa de domiciliu/reședință, etc.,
 permisul de conducere (în cazul șoferilor),
 date bancare,
 referințe/recomandări,
 accidente de muncă,
 publicații,
 adresa de MAC a calculatorului care se conectează la rețeaua de internet a PLI,
 date din Curriculum Vitae.

Ne rezervăm dreptul de a decide ce date vom avea nevoie pentru îndeplinirea contractului cu dumneavoastră în calitate de angajat, strict în conformitate cu prevederile legale.

Date speciale ale angajaților deținute de PLI:

PLI nu prelucrează date personale speciale care dezvăluie originea rasială sau etnică, opiniile politice, sau convingerile filozofice sau apartenența la sindicate și prelucrarea de date genetice, de date biometrice pentru identificarea unică a unei persoane fizice, date privind viața sexuală sau orientarea sexuală ale unei persoane fizice.
PLI prelucrează date speciale ale angajaților în ce privește starea de sănătate în condițiile precizate la articolul 9, alineatul 2, litera (d) și (h) din GDPR și date privind afilierea religioasă, în conformitate cu prevederile articolului 9, alineatul 2, litera (d).
Datele biometrice ale angajaților (fotografia personală) pot fi prelucrate numai dacă angajatul și-a dat consimțământul explicit pentru prelucrarea acestui tip special de date, conform articol 9, aliniat 1, litera (a).
Dacă considerați că într-un document pe care l-ați furnizat la angajare, din propria inițiativă (cerere, formular de candidatură, CV, scrisoare de motivație) ați prezentat date personale sensibile, puteți să solicitați ștergerea acestor informații și dovada ștergerii lor.

IV. SURSA DATELOR CU CARACTER PERSONAL:

PLI colectează date personale direct de la dumneavoastră sau de la terți (cum ar fi recomandări, adeverințe de la angajatori, instituții de învățământ) sau documente publice.
În cazul în care trebuie să prelucrăm date cu caracter personal obținute de la terți persoane juridice, aceștia din urmă au obligația de a vă furniza informațiile necesare cu privire la utilizarea datelor cu caracter personal transmise.
Angajații noștri pot utiliza secțiunile relevante ale acestei Note de informare sau îndruma persoanele vizate la această Nota de informare, după caz.

V. CATEGORII DE DESTINATARI AI DATELOR CU CARACTER PERSONAL:

Datele personale ale angajaților sunt destinate utilizării de către operator (PLI) şi sunt comunicate următorilor destinatari:
 Persoana vizată (angajatul);
 Autorități publice centrale/locale (ITM, ANAF, PMI, MDRAP, ANFP, MAI);
 Servicii sociale și de sănătate (CNPP, CNAS, AJOFM);
 Societăți bancare;
 Angajatorul/potențialul angajator al persoanei vizate;

PLI garantează fiecărui angajat că dezvăluirea datelor către terți se fac în baza prevederilor legale pentru categoriile de destinatari precizați la litera a)-c) și numai pe baza consimțământului/cererii exprese a angajatului, lit d)-f).

Durata de păstrare a datelor prelucrate în vederea încheierii și executării unui contract individual de muncă/raport de serviciu este nedeterminată.
Dacă la un moment dat, fiind în afara obligațiilor contractuale de muncă, vă veți exercita dreptul la ștergere a adatelor, PLI va continua să păstreze un set de date personale de bază (nume, data nașterii, perioada contractuală etc.) conform cerințelor legale.
PLI păstrează datele personale ale angajaților atât timp cât este necesar scopului pentru care au fost colectate, în concordanță cu legislația privind protecția datelor personale.

VI. DREPTURILE ANGAJAȚILOR ȘI MODUL DE EXERCITARE AL ACESTORA:

Aveți posibilitatea, în anumite condiții prevăzute de către GDPR, să exercitați următoarele drepturi:
Dreptul de a fi informat Prezenta notificare de protecție a datelor furnizează informațiile pe care aveți dreptul să le primiți.

Dreptul de acces la date Vă rugăm să ne contactați daca doriți o confirmare că datele dumneavoastră sunt prelucrate și dacă doriți să vedeți cum gestionate.
Nu este nicio taxă în acest sens iar răspunsul este furnizat în termen de o lună de la data cererii (cu excepția cazului în care cererea este nefondată sau excesivă).

Dreptul de rectificare Vă rugăm să ne informați cu privire la orice dată pe care ați dori să o rectificăm și vom răspunde în termen de cel mult o lună de la data solicitării.
Vom transmite modificările oricăror tețe părți pe care trebuie să le schimbe și vă vom informa că acest lucru a fost făcut.

Dreptul de ștergere Puteți să vă exercitați dreptul de a șterge datele dvs. personale într-un număr de situații (de exemplu, dacă datele nu mai sunt necesare în raport cu scopul pentru care a fost creat sau vă retrageți consimkțământul dvs.).
Unde este posibil se va respecta toate aceste cereri. Deși unele detalii fac parte din dosarele permanente ale PLI care nu pot fi în mod rezonabil eliminate, conform legii.

Dreptul la restricționarea prelucrării Puteți să ne spuneți că putem păstra datele dvs., dar atunci trebuie să oprim prelucrarea. Acest lucru se poate cere atunci când doriți să verificați corectitudinea datelor sau scopul procesării acestora.

Dreptul la portabilitatea datelor Datele dvs. se află înregistrate atât în format fizic cât și electronic, în baze de date prelucrate manual. Noi vom face tot ce se poate pentru a furniza informații într-un format portabil, dar este puțin probabil că vom putea crea sisteme automate pentru a face acest lucru.
Dreptul la opoziție

Dreptul la opoziție Dacă putem, vom opri procesarea datelor dvs. dacă vă opuneți procesării bazate pe unn interes legitim sau dacă în situația dvs. personală apar situații care vă determină să vă exercitați acest drept (inclusiv profilarea).
Vom opri procesarea datelor dvs. dacă vă opuneți procesării în scopuri de cercetare și statistici.
Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri Nu practicăm luarea deciziilor bazate pe prelucrarea automată a datelor, inclusiv crearea de profiluri.
Pentru exercitarea drepturilor dumneavoastră vă rugăm să contactați direct, Responsabilul cu protecția datelor personale din PLI la adresa politialocalais@yahoo.com sau să accesați pagina de web a instituției politialocala-is.ro.

Numai în cazul angajaților care fac parte din corpul de conducere, PLI poate transfera anumite date personale, dar numai pe bază de consimțământ formulat expres de către angajat, către forurile internaționale ale instituțiilor abilitate în domeniul de specialitate cu diferite ocazii (convocări, seminarii, conferințe la care participă).
Transferul datelor se va executa în baza unui acord bilateral de protecție a datelor personale stipulate prin clauze contractuale.

VII. DETALII PRIVIND PRELUCRĂRILE DE DATE SPECIALE SAU ÎNTEMEIATE PE CONSIMȚĂMÂNT:

Atunci când prelucrarea se bazează pe articolul 6 alineatul (1) litera (a) ”persoana vizată și-a dat consimțământul pentru prelucrarea datelor sale cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice” sau pe articolul 9 alineatul (2) litera (a) ”persoana vizată și-a dat consimțământul explicit pentru prelucrarea acestor date cu caracter personal pentru unul sau mai multe scopuri specifice, cu excepția cazului în care dreptul Uniunii sau dreptul intern prevede ca interdicția prevăzută la alineatul (1) să nu poată fi ridicată prin consimțământul persoanei vizate” din GDPR, aveți dreptul de a vă retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia.
Astfel, puteți modifica sau elimina consimțământul în orice moment, și vom acționa imediat în consecință, cu excepția cazului în care există un motiv legal sau un interes legitim pentru a nu face acest lucru.

VIII. ANGAJAMENTUL ȘI POLITICA PLI PRIVIND PROTECȚIA ȘI SECURITATEA DATELOR:

PLI tratează cu mare seriozitate protecția și securitatea datelor.
Avem politici interne de control cu privire la pierderea, distrugerea, furtul, utilizarea frauduloasă de date fizice și electronice.
La datele personale ale angajaților pot avea acces numai personal cu atribuții specifice din cadrul SMRU și de către managerii cu atribuții privind angajarea de personal.
Personalul PLI care prelucrează datele dumneavoastră este instruit și obligat sub sancțiunea Codului Penal să păstreze confidențialitatea datelor dumneavoastră personale.
PLI a început să implementeze o serie de măsuri suplimentare de protecție a datelor persoane fizice și electronice stocate. Pe măsură ce acestea vor fi implementate veți fi informați periodic.

IX. INFORMAȚII SUPLIMENTARE:

Responsabilul PLI pentru Protecția Datelor cu Caracter Personal poate fi contactat la adresa de email: politialocalais@yahoo.com la sediul PLI, Serviciul Dispecerat.

Responsabilul nostru pentru protecția datelor are atribuții de monitorizare a conformității cu legislația cu privire la protecția datelor cu caracter personal.
Vă rugăm să ne contactați dacă aveți orice preocupări sau întrebări legate de informațiile de mai sus sau doriți să ne cereți să nu vă procesăm datele personale pentru anumite scopuri sau pentru ștergerea datelor dvs.
Unde aveți cereri specifice legate la modul în care gestionăm datele dvs., vom încerca să rezolvăm aceste probleme, dar vă rugăm să rețineți că ar putea exista circumstanțe în care nu putem respecta anumite solicitări.
Vom publica pe site-ul nostru orice schimbări pe care le facem la această declarație de protecție a datelor și vă vom informa prin alte canale de comunicare, dacă este cazul.

Vă informăm că, puteți să accesați pagina de internet a Poliției Locale Iași dedicată protecției datelor personale: politialocala-is.ro.
De asemenea, e bine să știți că la nivelul României funcționează Autoritatea Națională pentru Supravegherea Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (“ANSPDCP”) și că aveți dreptul să depuneți plângere atunci când considerați că v-au fost încălcate drepturile, accesând site-ul web www.dataprotection.ro.

Prezenta notificare (7 pag.) a fost avizată în ședința Comisiei Manageriale din data de 13 iunie 2018.

Informare se face prin următoarele modalități: postare pe INTRANET, afișare la sediu, în scris, prin email, prin publicare pe pagina web.

Fiecare angajat va fi solicitat să confirme prin semnătură la SMRU / mesaj e-mail de confirmare, că a luat la cunoștință de acest document.

A V I Z A T
Șef Serviciul Management Resurse Umane,
Alistar Maria Ionela

Întocmit,
Responsabil SCIM/PLI,
P.L. Mărian Florin